Visual Change Management

Five Flows of Change

This is a co-reading of David Sibbets (founder of The Grove) book Visual Leaders and John P. Cotters article from Harvard Business Review Change Management (March 1995)

To be successful a process of change must follow some basic steps, from attention and engagement towards realizing a vision. I’ve dug into these steps following John P. Cotter and David Sibbet, who represent two very different approaches to change management. Cotter is a professor of Leadership from Harvard Business School and Sibbet is a consultant of graphic facilitation.

Now, why does change have to take place? The answer is simple: Because the world is a place of flux. If companies and organisations remain the same, sticking to their old well-known cultures, they will not be able to preserve themselves. So, in a world of constant change organisations and people also need to change to secure their self-preservation.

The problem is that people are conservative. They are inclined to resist change. To accept change they must acknowledge the need to change in order to keep their jobs. From a management point of view this is the starting point of the first flow of change management.

The Attention Flow

I have listed five essential flows of change management. They are not meant as chronological steps (although som chronology will appear). Rather, they are flows that are significant all the way through the process.

Attention flow - change management

The first flow is the flow of attention, the why. It contains an investigation and analysis of the market and realizes that in the near future there is no place for the organization as it is constituted today. Hence, it must change. Next step is to uncover what this change implies. The organization needs to form a new vision. The new vision must be very clear and should be communicable and understandable within 5 minutes. Several visual tools are useful for this flow. Many of them in the form of a template:

  • Drawings of imagined ideas
  • SWOT-analysis as a drawing
  • Drawings of market threats
  • Animated films about market challenges and the need for change
  • Drawings of goals and vision

The Engagement Flow

engagement flow - change management

The second flow is the flow of engagement, the who. The organization needs a strong coalition of people from all levels to effectively engage everyone to change their behaviour. This coalition will lead the process of change and inspire everyone to engage in the transformation. Engaging visual tools include:

  • Graphic recording at meetings
  • Templates for meetings
  • Drawing of people, their new roles, and their responsibilities
  • Agenda drawings

The Information Flow

information flow - change management

The third flow is the flow of information, the what. The threats and the new vision must be communicated to create the needed attention (the why) of the employees. The information flow also includes details on how to achieve the vision. These details will form the strategy. It is crucial to use plenty of resources communicating the vision and the strategy. Some visual tools for the information flow:

  • Animated films explaining the strategy
  • Strategy drawing
  • Storymap with next steps

The Operation Flow

operation flow - change management

The fourth flow is the flow of operation, the how. This is about making the right actions required to reach the vision. These actions can be difficult as the organization has to remove any obstacle that might obstruct the process. Obstacles can be procedures, systems, and employees that needs to be relocated or even fired. Also crucial to a successful process is motivating and engaging employees by providing milestones. Without milestones people might lose sight of the end goal. The motivation (why are we doing this?) is established with the vision, but with milestones motivation can be maintained during the operation. Here are some visuel tools:

  • Drawing of an action plan (with milestones)
  • Decision templates
  • Animated films about next steps
  • Roadmap drawings
  • Implementation plan drawings

The Embedding Flow

embedding flow - change management

The fifth flow of change is my own suggestion – inspired by Cotter’s emphasis on the establishment of a new culture based on the transformation. It is the flow of embedding, the when. Several actions have been made during the flow of operation. But when is it time to decide the change has succeeded? It can be risky to declare the battle won too early. The transformation process is not over before the changes have been embedded and lead to a new culture in the organization. Not many visual tools are available for this part as it marks the ending of a process. One tool is still useful, though:

  • Drawing of a success: How did we get here?

More blog posts about change management? Here!

Case: Forandringsproces

For nogle år siden stod vores virksomhed for en forandringsproces hos DT Group (daværende holdingselskab for bl.a. Stark og Silvan) i samarbejde med PwC. Fem forskellige forretningsenheder i fire forskellige lande skulle samles i én enhed i Aarhus.

Denne beslutning kunne blive mødt med modvilje fra de mange ansatte. Der ville komme fyringer, nyansættelser og flytning af medarbejdere. Derfor skulle beslutningen sættes ind i en større fortælling om nødvendighed, hvis organisationens mål skulle nås.

Strategiplakat for DT Group

Tidligere havde vi illustreret organisationens strategi som en stor plakat, hvor der var fokus på tre forskellige forretningsområder, der hver især skulle bidrage til en samlet vækst. Vi tegnede strategien som en tredelt raket. Denne metafor genbrugte vi i fortællingen om den konkrete forretningsenheds forandringsproces.

Vi valgte at levere fortællingen om forandring i form af en lille bog i pixi-format. 12 små sider i tekst og billeder brugte vi på at fortælle om beslutningen, dens kontekst og dens nødvendighed.

Den trykte bog – uddelt til alle berørte medarbejdere

Men hvorfor dette pixi-format og denne type kommunikation? Opgaven gik ud på at skabe en kommunikation, som folk rent faktisk ville læse. Og hvad er nemmere og hurtigere læst end en pixibog? Men ville der ikke være fare for, at en pixibog talte ned til folk? Jo! Men den udfordring tog vi på os og sikrede, at også kritiske stemmer indgik i fortællingen.

Opslag fra bogen

Responsen på bogen var overvældende god. Fra ledelsen fik vi at vide, at det var noget af det bedste change-materiale, de nogensinde havde set.

Flere indlæg om forandring? Læs her. Eller læs her om konkrete værktøjer til change management.

Optic Circus Magazine #3

Vores nye magasin, Optic Circus Magazine nr. 3, er netop udkommet.

I magasinet giver vi en række bud på proces-skabeloner, også kendt som templates. Vi har valgt at visualisere en ledelsesmodel, der skal facilitere en proces fra en nuværende situation, der ønskes ændret til en fremtidig situation. En change management proces. Men den kan ligeledes bruges til projektledelse eller i dagligdagen til at skabe sig et bedre overblik over en proces.

Processkabeloner kan bruges i mange sammenhænge. Man behøver i princippet ikke være dygtig til at tegne for at lave en processkabelon. Det handler om at tænke en proces i nye eller anderledes baner. Herved gives der nye og flere perspektiver på løsningsmuligheder.

Andre muligheder for brug af processkabeloner er f.eks.:

– diverse analyser
– konflikthåndtering
– idégenereringsværktøj
– mapping-værktøj
– prioriteringsværktøj

Processkabeloner kan også bruges som del af en workshop på en konference. Input fra deltagerne kan endvidere indarbejdes i et visuelt referat / graphic recording.

Modtag dette Optic Circus Magazine #3 som pdf ved at tilmelde dig vores blog.

Kontakt os gerne på info@opticcircus.dk, hvis du ønsker at høre mere om processkabeloner, eller hvordan man kan udvikle grafiske værktøjer til din organisation.

Vi har også skrevet et tidligere blogindlæg om processkabeloner.

Proces for animerede film?

Når vi laver animerede film (speed drawing film, også kaldet explainer videoer eller motion graphics film), er det afgørende med en god proces forud for en vellykket film. Fordelene ved speed drawing film kan du læse om her. Nu skal det handle om processen.

Typisk vil det tage os omkring en måned at producere en animeret film, alt inklusiv. Vi begynder med et kundemøde. Her gennemgår vi de udfordringer, ideer eller budskaber, kunden har, og som skal kommunikeres til organisationen eller offentligheden.

Kundemøde

Hvad skal vi have styr på til kundemødet?

Typisk diskuterer vi disse punkter:

  • Indhold: Hvad er de vigtigste budskaber? Kan noget undværes? (Ofte er korte, præcise film nemlig at foretrække!)
  • Stil: Hvordan skal det grafiske indhold se ud? Skal det være en speed drawing film eller er vi ovre i ‘motion graphics’, dvs. en animeret film med grafiske elementer? Skal vi bruge humor? Og hvad med en designguide?
  • Speak: Hvem skal speake filmen? Kvinde, mand, ung, gammel, formel, frisk, hyggelig, alvorlig etc. Vi bruger en virksomhed, der leverer alle typer professionelle speakere. Og skal filmen leveres i andre sprogversioner, leverer de også speaks på alverdens sprog.
  • Musik: Skal der være baggrundsmusik i filmen? Dette virker nemlig stemningsskabende og kan have sine fordele.

Digitale film sikrer rettegange efter kundens ønske

Efter kundemødet leverer vi et budget og en tidsplan, herunder hvornår kunden skal byde ind med ønsker, rettelser og kommentarer. Vi laver som regel vores film digitalt (med mindre der er ønske om en analog film), så ekstraønsker og rettelser kan tilføjes alle steder i processen. Dette er en fordel i forhold til de mange whiteboard-film, der florerer i organisationerne, og som også kan være ganske gode. Man kan bare ikke rette i dem efterfølgende. Digitale film egner sig også godt til versioneringer på mange sprog, da vi relativt hurtigt, enkelt og billigt kan versionere den enkelte film til diverse fremmedsprog.

Manuskriptet og speaken

Manuskriptet svarer faktisk til speak samt regibemærkninger. Når vi er blevet enige om budget og tidsplan, kan vi gå i gang med dette. Vi laver et første bud, som kunden kan komme med input til efterfølgende. Ofte skal manuskriptet sendes et par gange frem og tilbage mellem os og kunden, inden vi lander på et skarptskåret, færdigt manus.

Storyboardet

Herefter kan arbejdet med storyboard begynde. Vi skitser hele storyboardet og rentegner en mindre del af det. Den lille rentegnede del sikrer, at vi bliver enige om stil i det færdige udtryk. Hele storyboardet brækkes op i små bidder. På den måde kan kunden følge med i, præcis hvilke tegninger og grafikstykker, der matcher den enkelte bid fra speaken. Når vi er enige med kunden om tempo, stil, indhold og kompleksitet, kan hele storyboardet rentegnes.

Skitse og rentegning

Animationen

Efter godkendelse af det rentegnede storyboard, er vi klar til at animere. Speaken bestilles, og animationen bygges op om speaken. Evt. musik tilføjes. Hvis lydeffekter ønskes, kan disse også tilføjes i denne sidste fase. Første gennemklip leveres til kunden, der herefter har mulighed for at komme med ønsker og rettelser. Herefter kan filmen færdiggøres og leveres i det format, kunden ønsker.

Startdato og slutprodukt?

Fra vores første møde til levering af færdig film går der cirka en måned. Har du som kunde brug for en film, der skal være færdig om en uge? Det kommer næppe til at ske. Skal den bruges om 3 uger? Lad os tale om det.

Kontakt os på info@opticcircus.dk eller gå ind på vores hjemmeside www.opticcircus.dk for at se cases.


Have a Nice Summer!

We won’t be blogging during the summer holidays. Instead, we’ll add some links to what inspires us. First, take a look at some of the best graphic facilitators in Denmark. Bigger Picture made this little movie about their consultancy services:

Also, check out Erik Petri, a one-man-graphic-facilitator-army! We are lucky to work with Erik once in a while.

To become a skilled graphic facilitator you have to take both your artistic expression seriously and keep yourself up to date with what is trending in the world of business.

Some other stuff that inspires us, is to read and research in management, business and organizational behavior, both in books, magazines and podcasts. We love to get new insights in Harvard Business Review as well as The Mckinsey Podcast. But we are also inspired by new trends in the development of illustration, comics, and animation.

Have a nice summer. We will be back on the blog in August with new posts about illustrations, speed drawing films, motion graphics, graphic recording as well as other complex visuals stuff .

Best,

Johan and Jacob

Hvorfor vælge Graphic Recording, Visuelt referat, Live-tegning?

Visuelle noter, visuelt referat, grafisk facilitering, Live-tegning eller graphic recording; kært barn har mange navne. Det går ud på at tegne et referat af en begivenhed, en workshop eller konference. Og disciplinen er krævende, da tegningen skal laves live, være tilstrækkelig refererende samt være flot og veloplagt.

Billedet nedenfor er et eksempel på et visuelt referat, vi lavede for Assens kommune i forbindelse med et større projekt på tværs af kommunens forskellige afdelinger.

Livetegning for Assens Kommune

Fordele ved visuelt referat

Fordelene kan være mange ved brug af visuelt referat. Som konferencereferat er en stor tegning langt mere attraktiv over en bred kam end et skrevet referat eller en samling powerpoint-slides. Fordi tegningen laves live, kan den indfange en stemning og en tilstedeværelse, som præfabrikerede powerpoints i sagens natur ingen chance har for at gøre.

Samtidig kan visuelt referat også være et fantastisk proces-værktøj. Det kan sætte nye tanker i gang og bruges som en motor til at føre en tankeproces videre til en ny idé eller proces. Netop derfor bruges det i større og større grad også som et konsulent-værktøj inden for ledelses- eller projektarbejde. 

Mange virksomheder henvender sig med ønsket om at få en eller flere tegnere til at komme og lave et visuelt referat. Vi spørger altid, hvad de vil bruge det til, og hvad betingelserne for tegningen er.

Ikke sjældent taler vi dem fra at benytte det – af forskellige grunde:

1) Tegnere tager en ret høj timepris for et visuelt referat (ofte op til 2000 kr./time). Så værdien og hermed brugen af tegningen bør afspejle timeprisen.

2) Processen skal forberedes så godt som muligt: Tegnerne skal kende længden af arrangementets forskellige dele samt de indlagte pauser. Og tegnerne skal kunne arbejde undervejs og ikke kun tegne konklusionerne til sidst. I det hele taget skal hele workshoppen planlægges sammen med tegnerne, så tegningen kan indtænkes som værdifuldt element i afviklingen.

3) Der skal indtænkes en ordentlig ‘aflevering’ af tegningen, dvs. hvad gør arrangørerne med tegningen efterfølgende? Hvordan bruges tegningen aktivt som kommunikationsredskab i organisationen? Skal den sendes til deltagerne på print eller som PDF? Skal den videreudvikles til en film (fx. speed drawing film) eller skal den hænges op et centralt sted?

Det optimale visuelle referat

Det optimale visuelle referat skal tænkes som et procesværktøj, der inkluderer og repræsenterer dem, der måtte deltage i det arrangement, tegningen refererer. På den måde fungerer tegningen som en syntese. Den struktur, som på forhånd er aftalt for begivenheden, og som tegningen bygges op omkring, kombineres med de ting, der sker live i rummet, dvs. begivenhedens konkrete indhold. Så det optimale visuelle referat får form og indhold til at gå op i en højere enhed. Nemlig et flot og let aflæseligt referat. Form bestemmes i samarbejde mellem tegner og organisation; indhold gives på dagen af begivenhedens deltagere.

Hvis disse overvejelser indgår i planlægningen, kan der være stor værdi i at gøre brug af et visuelt referat. Vil du vide mere om visuelt referat eller processen omkring det, så kontakt os på info@opticcircus.dk eller gå ind på vores hjemmeside www.opticcircus.dk.

Hvad er rationel handling?

Hvad er rationel handling? Dette søges besvaret ved at gennemgå fire betingelser: Det sociale spillerum, den personlige situation, handlingens mål og handlingens midler.

Det Sociale Spillerum

En handling i verden blandt mennesker udspiller sig altid i en social sammenhæng. Man er derfor nødt til at følge sociale spilleregler for at blive forstået og anerkendt. Selv en handling, der vil “bryde med reglerne”, er henvist til et socialt felt, hvor den bliver bedømt i en social kontekst. Helt banalt kan vi fastslå, at vi f.eks. er nødt til tale et sprog, som er forstået af andre. Og at benytte en særlig fagjargon, når vi bevæger os ind på faglige felter, hvis vi vil navigere og handle i dette felt. Handlinger må, så at sige, “typificeres” – dvs. være af en bestemt type – for at blive forstået og anerkendt som denne type. Vi må med andre ord bevæge os fra en subjektiv verden til en intersubjektiv verden, når vi handler. En intersubjektiv verden forstået som en verden, hvor vi interagerer med andre.

Det sociale spillerum: Bevægelse fra subjektiv til intersubjektiv verden

Den Personlige Situation

For at udføre handlinger i en social sammenhæng må jeg have kendskab til min situation. Kun herved kan jeg vide, hvad der er muligt ud fra mit fysiske og sociokulturelle ståsted. Min situation har en historie, der er definerende for mine muligheder. Jeg deler historie med nogle medmennesker, det kan være familie, venner eller kolleger. Det er mennesker, som jeg kender godt, og som kender mig gennem ting, vi har gjort sammen. Mennesker, som jeg deler et stykke historie med, kalder filosof og sociolog Alfred Schutz for ‘konsociater’. Når jeg handler, skal jeg derfor ofte have fat i nogle mennesker/konsociater i mit netværk, der forstår min situation grundet vores fælles fortid. Og det er gennem konsociater, de fleste muligheder for mine handlinger ligger.

Min situation og mine muligheder

Handlingens Mål

Mit mål med handlingen står sjældent alene, men er forbundet med andre mål og planer (se også vores indlæg om brugen af templates for at nå frem til større mål ved hjælp af en række delmål). Andre mål er givetvis ofte vigtigere end målet for min nuværende handling. Så derfor skal jeg vide, hvorhenne, hierarkisk set, mit nuværende mål hører hjemme. Der kan være primære og sekundære følger af målet, og disse vil jeg gerne kende til. Et helt banalt eksempel er illustreret nedenfor. Jeg henter en kop kaffe på mit arbejde om eftermiddagen. Målet er koncentration og friskhed den sidste times tid, inden jeg har fri. Ulempen kan være et ekstra (tidskrævende) toiletbesøg, fordi jeg faktisk allerede har drukket rigeligt med kaffe.

Mine mål hierarkisk fordelt

Handlingens Midler

Mine midler til handlingen skal også tages i betragtning. Her må både indtænkes fordelagtighed i forhold til alternative midler og for andre mål end det nuværende. Og som nævnt ovenfor er muligheder – og således herefter: midler – som regel afhængige af andre mennesker, som jeg deler et stykke historie med. Men hvis andre mennesker skal blive mine midler til handling, så kræver det, at disse mennesker kan se en fordel i at agere middel til mine handlinger. Så det kræver, at vi har overlappende eller overensstemmende relevanssystemer (Alfred Schutz’ udtryk). Jeg selv og min konsociat skal altså begge se relevansen i at arbejde henimod et defineret mål, som også har relevans for den anden.

Mine midler

Disse overvejelser kan føre frem til et samlet overblik for rationel handling, hvad enten denne er personlig eller finder sted i en organisation:

Har du spørgsmål til de konkrete visualiseringer, så kontakt os på info@opticcircus.dk. Eller gå ind på www.opticcircus.dk og se, hvad vi ellers laver af visualiseringer.

Make Your Job Easier Using Templates

Have you ever experienced how difficult it can be to keep a structured overview of your notes from a meeting?

Or even worse.. to find your notes from a meeting two months ago and try to figure out what it was actually about and what the most important subjects of the meeting was?

This is where templates come in play. But what is a template?

A template is basically a file or an illustration with a layout to let you fill out and structure information, e.g text.

An example of a template can be this template about actions (it is in Danish) where you have to write all the necessary actions you need to take to be able to reach a target.

Actions templates

A template normally refers to a subject or purpose. This could be a SWOT analysis in a company.  You can use the template to structure the single parts of the SWOT: strength, weaknesses, opportunities and threats.

If the template is to be used during a seminar this structure will allow you to revisit it after some time and keep working on it or alternatively create a quick overview of the thoughts and notes that were made at that time.

Can you make your own template?

The quick answer is yes! It doesn’t have to be complicated.

You don’t need professionally made templates to be able to work with templates. Since a template basically is a structured layout, it just needs a bit of reflection from your part on the subject of matter.

And with our experience, it actually pays out to work with templates, even though they are not professionally made. They create an overview of notes and thought – even after weeks or months of not visiting it.

Create a visual identity

If you use professionally made templates, the template can also help create a visual identity on, for example, seminars or conferences. An illustrated template as the one above about actions, will work perfectly with a speed drawing film or a graphic recording. This way the template will not only work as a tool to structure your notes and thoughts but will also be part of the visual identity and create long lasting memories on the specific seminar or conference.


Crisis Management as Organizational Resilience

This is a reading and visualization of an article about crisis management. Another attempt to draw contemporary organizational challenges. The first visualization is here.

Source: “Kriseledelse som organisatorisk resiliens” by Daniel Morten Simonsen from the book “Ledelsesfilosofi og Praksis” ed. by Fast/Hertel, Aalborg Universitetsforlag 2015.